Contact us

We listen to your needs & goals – and will help you to achieve them

Tomi Pyyhtiä

Founder & CEO

phone: +358 50 388 4106

tomi.pyyhtia@henrico.fi

TIETOSUOJASELOSTE / INFORMOINTIASIAKIRJA

EU:N YLEINEN TIETOSUOJA-ASETUS, 2016/679

Executive Search – toimialalla Suomessa käsitellään vuosittain tuhansia johdon henkilötietoja asiakkaiden hakutoimeksiantojen yhteydessä. Alan etujärjestön (FEX) kannanoton mukaisesti alalla on oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tarkoituksessa myös uusia johtajatehtäviä aktiivisesti tai passiivisesti hakevat henkilöt lähestyvät suoraan suorahakuyrityksiä tai sen henkilöitä.
Henrico Digital Oy on osa StaffPoint-konsernia, joka on alan suurimpia yhtiöitä ja käsittelee merkittäviä määriä henkilötietoja palveluprosessiensa yhteydessä. Tunnettuna yrityksenä olemme jatkuvien yhteydenottojen kohteena myös ehdokkaiden suunnalta. Henrico Digitalin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jotta ehdokkaiden intressi tulla huomioiduksi suorahakuprosesseissa toteutuu, käytäntömme on ilmoittaa siitä, että julkisesti saatavilla olleet tai heidän itsensä toimittamat tiedot on tallennettu tätä tarkoitusta varten (ilmoittamismenettely). Menettely huomioi myös sen mahdollisuuden, että henkilö voi kieltää tietojen käytön tai käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi.

Tiivistelmä
Tässä tiivistelmässä kerromme Sinulle, miten Henrico Digital käsittelee liiketoiminnassaan henkilötietoja. Yksityiskohtaiset tiedot käsittelytoimista löydät alla olevasta Henrico Digitalin ehdokasrekisterin tietosuojaselosteesta.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojesi käsittely Henrico Digitalilla perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme esitellä toimeksiantajillemme mahdollisia ehdokkaita täytettäviin positioihin (työpaikkoihin).

Mitä tietoja keräämme sinusta?
Keräämme Sinusta ainoastaan työsuhteen tai toimitusjohtajuuden luomisen kannalta oleellisia tietoja, kuten: nimi, syntymäaika, yhteystietosi, nykyiseen ja aiempaan ammatilliseen osaamiseesi liittyvät tiedot, kompensaatiotiedot sekä henkilöarviointiin liittyvät tiedot.

Emme käsittele tietojasi muuhun kuin tähän tarkoitukseen.

Mistä saamme tietojasi?
Lähtökohtaisesti tallentamamme henkilötiedot on saatu julkisista lähteistä tai Sinulta itseltäsi yksittäisen hakuprosessin yhteydessä tai oman aloitteesi perusteella.

Lukuun ottamatta toimeksiannon yhteydessä asiakasyritykseen siirtyneitä henkilöitä, käsittelemme tietojasi hakutoimeksiantojemme yhteydessä ja poistamme tietosi viimeistään 36 kuukauden kuluttua viimeisestä päivityksestä tai käyttäessäsi oikeutta tulla unohdetuksi.

Mihin luovutamme tietojasi?
Luovutamme julkisesti saatavilla olevia tietojasi ainoastaan asiakkaille aktiivisen toimeksiannon yhteydessä. Yksilöidympien tietojen – kuten CV – osalta pyydämme Sinulta erillisen suostumuksen näiden tietojen luovuttamiseen asiakkaalle. Lisäksi tietojasi voidaan luovuttaa viranomaisille lain näin vaatiessa. Kaikkien tahojen kanssa, joille tietojasi voidaan perustellusta syystä luovuttaa, on tehty tietojenkäsittelyyn liittyvät lainmukaiset sopimukset ja tietojasi käsitellään aina luottamuksellisina.

Miten suojaamme tietosi?
Käytämme henkilötietojen käsittelyyn menetelmiä ja järjestelmiä, joissa tietojesi käsittely on suojattu parhaalla mahdollisella tavalla. Olemme rajanneet tietoihisi pääsyä käyttöoikeuksin ja asianmukaisin teknisin suojausmenetelmin. Tietojesi käsittelyyn osallistuva henkilöstömme noudattaa salassapitovelvollisuutta ja huolehtii kaikin tavoin yksityisyydensuojastasi.

Henrico Digital Oy:n Ehdokasrekisteri

  1. Rekisterinpitäjä
    Henrico Digital Oy
    Y-tunnus: 3152116-7
    Ruoholahdenkatu 14, 00180 Helsinki
  2. Tietosuoja-asioista vastaava
    Vaihde: 030 047 2000
    tietosuoja@staffpoint.fi
  3. Rekisterin nimi
    Henrico Digital Oy:n ehdokasrekisteri
  4. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste
    Henrico Digitalin liiketoiminta perustuu sopivien ehdokkaiden etsimiseen markkinalta ja heidän esittelyynsä toimeksiantajille eli tahoille, joilla on avoin työtehtävä täytettävänä ja halu tarjota työsuhdetta tai toimitusjohtajuutta tehtävässä menestymisen kriteerit täyttäville henkilöille.

Lisäksi Henrico Digital suorittaa digiliiketoiminnan konsultointitoimeksiantoja asiakkailleen. Nämä toimeksiannot voivat sisältää myös vuokra-ammattilais -palveluita (Interim Management).

Henrico Digital on osa StaffPoint-konsernia, joka on alan suurimpia yhtiöitä ja käsittelee merkittäviä määriä henkilötietoja palveluprosessiensa yhteydessä. Tunnettuna yrityksenä olemme jatkuvien yhteydenottojen kohteena myös ehdokkaiden suunnalta. Henrico Digitalin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jotta ehdokkaiden intressi tulla huomioiduksi suorahakuprosesseissa toteutuu, käytäntömme on ilmoittaa siitä, että julkisesti saatavilla olleet tai heidän itsensä toimittamat tiedot on tallennettu tätä tarkoitusta varten (ilmoittamismenettely). Menettely huomioi myös sen mahdollisuuden, että henkilö voi kieltää tietojen käytön tai käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi.

  1. Oikeutetun edun peruste
    Henrico Digital katsoo liiketoimintansa vuoksi sillä olevan henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu etu, joka pohjautuu ehdokkaiden ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. StaffPoint Oy kuuluu FEX Suomen Suorahakuyritykset ry etujärjestöön, joka katsoo, että oikeutettu etu koskee etenkin Suomeen rekisteröidyn tai Suomessa toimivan yrityksen tai järjestön ylimmän johdon ja muiden vastuuhenkilöiden työuraa koskevien tietojen käsittelyä.
  2. Rekisteröityjen ryhmät
    Henrico Digitalin suorahakutoimeksiantojen potentiaaliset ehdokkaat, digiliiketoiminnan konsultointitoimeksiantojen ehdokkaat ja näiden toimeksiantojen asiakkaiden edustajat.
  3. Rekisterin tietosisältö – henkilötietoryhmät
    o Henkilön yksilöintitiedot: Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katusoite, postinumero ja -toimipaikka, maa, sukupuoli
    o Henkilön ammatillinen osaaminen ja pätevyydet sekä koulutustiedot
    o Mahdollinen ansioluettelo sekä työkokemustiedot
    o Mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
    o Kompensaatiotiedot
    o Henrico Digitalin asiakkailta mahdollisesti saama palaute sekä ehdokkaan kontaktointiin ja haastatteluihin liittyvät tiedot
  4. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
    o Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan vain ehdokkaan suostumuksella vain ehdokkaan kannalta potentiaalisille Henrico Digitalin toimeksiantajayrityksille
    o Henkilötietoja luovutetaan vain Henrico Digitalin toimeksiantajayrityksen toimeksiantoon liittyville henkilöille
    o Henrico Digital käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Alihankkijat toimivat järjestelmä- ja palvelutoimittajina. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset, jossa on käsittelyn ehtojen lisäksi sitouduttu salassapitovelvollisuuteen.
  5. Tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
    Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
  6. Henkilötietojen säilytysaika
    Lukuun ottamatta toimeksiannon yhteydessä asiakasyritykseen siirtyneitä henkilöitä tai Interim Management-palvelun kautta asiakasyrityksessä työskennelleitä Henrico Digitalin konsultteja, ehdokkaan tiedot poistuvat rekisteristä 36 kuukauden kuluttua tietojen viimeisimmästä päivityshetkestä lukien.
    Tietojen päivityksen tekee Henrico Digitalin toimihenkilö suorahakuprosessin yhteydessä tai tarpeen mukaan vastaanotettuaan päivitettävät tiedot ehdokkaalta itseltään.

Toiminnan luonteen vuoksi Henrico Digitalin ja asiakasyrityksen välillä on tyypillisesti sovittu takuuaika ja off-limits –ehdot. Näiden voimassa ollessa toimeksiannon myötä asiakasyritykseen siirtyneiden henkilöiden osalta Henrico Digitalin tulee säilyttää heidän työpaikkatietonsa ja henkilön yksilöintiin riittävät tiedot niin kauan kun henkilö on asiakasyrityksen palveluksessa.

Ehdokkaille lähetetään henkilötietojen tallentamisesta ilmoitus, joka mahdollistaa myös tietojen käsittelyn kieltämisen edellä mainittua poikkeusta lukuun ottamatta.

Rekisterinpitäjä tuhoaa säilytysajan päättymisen tai käsittelyyn liittyvän kiellon vastaanottamisen jälkeen kaikki rekisteröityä koskevat tiedot asianmukaisesti tallennusmuodosta huolimatta.

  1. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
    Kaikissa tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä StaffPoint-konsernin tietosuojaan, sähköpostiosoite tietosuoja@staffpoint.fi
    Mikäli Rekisteröity haluaa tarkastaa henkilötietonsa tai saada muuta tietoa omiin tietoihinsa kohdistuvasta käsittelystä, tulee Rekisteröidyn todistaa henkilöllisyytensä pyynnön yhteydessä, joko esittämällä virallinen henkilöllisyystodistus jossakin StaffPoint-konsernin toimipisteessä tai erikseen sovittaessa vahvalla sähköisellä tunnistautumisella.

Rekisteröidyn oikeudet:
a. Oikeus saada pääsy tietoihin – tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkistaakseen omat tietonsa, tulee rekisteröidyn toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä toimittaa ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn pyytämät tiedot:

  • Sähköisesti, mikäli rekisteröity on tätä pyytänyt ja mikäli se on tietoturvallisesti mahdollista.
  • Tai järjestää tilaisuuden tutustua hänestä tallennettuihin tietoihin jossakin Rekisterinpitäjän toimipaikoista.

b. Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevien virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

c. Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

d. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa.

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Mikäli rekisteröity katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvovalle viranomaiselle.
  2. Tietolähteet, säännönmukaiset tietolähteet
    Rekisterissä olevat tiedot saadaan jollakin seuraavista tavoista:
    a. Ehdokas lähettää tietonsa (CV ja hakemus tai saatekirje) kun haluaa tulla huomioiduksi Henrico Digitalin tulevissa projekteissa
    b. Ehdokas lähettää tietonsa rekrytointijärjestelmään avoinna olevaan ja julkisesti ilmoiteltuun hakuun liittyen
    c. Julkiset lähteet (LinkedIn, matrikkelit, nimitysuutiset jne.).
  3. Automaattinen päätöksenteko mukaan lukien profilointi
    Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
  4. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Henrico Digital huolehtii tietoturvasta sekä teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä lainsäädännön ja yleisten korkeiden standardien mukaisesti suojatakseen henkilötietoja luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä.

Rekisterissä oleviin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tietojen käsittely vaatii käyttäjältä vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Henrico Digital vastaa siitä, ettei henkilötietoja pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla.

Henkilötietojen huolellisesta käsittelystä ja säilyttämisestä on annettu erillinen ohjeistus henkilöstölle. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät henkilöt noudattavat salassapitovelvollisuutta.